文件管理方案 第一篇_公司文件管理办法
公司文件管理办法
为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。
1 管理原则
1.1 行政人事部是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。各部门需上报总经理或董事长审批的各类文件传递由行政人事部统一呈报总经理或董事长审批并回传发起部门执行、存档。
1.2 公司上报下发正式文件由行政人事部负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2 基本要求
2.1 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作而需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交行政人事部审核。经董事长或总经理签批同意发文，则由行政人事部按机构设置与业务分工编制文号发文，详见公司《内部文件及档案管理的制度》。
2.2 送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。行政人事部部应及时把审阅结果反馈给报送部门。
3 内部文件
3.1文件起草
需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。
3.2文件审核
各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核。
行政人事部门负责上报总经理或董事长签批文件的审核，重点审核：是否需要行
文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。
3.3文件签发
文件形成后，由董事长或总经理签发。
行政人事部负责签发后的公司级文件校对，并送拟稿人、核稿人审查合格后，方能复印、盖章、转发（送）、执行和归档。
4 外来文件
外来的文件由行政部负责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。
5 业务流程
5.1文件管理业务流程分为收文和发文。
5.1.1 收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；
5.1.2 发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。
5.2发文程序与要求
拟稿→主办部门负责人审核→总经理审核→相关部门会签→领导签发→编文号→校对→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。
5.2.1拟稿
① 各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。
② 草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。
③ 文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。
5.2.2 审核
① 主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。
② 行政人事部复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。
③ 董事长或总经理审核
董事长或总经理对文件内容进行批示意见后，返回行政人事部。由行政人事部返回拟稿部门进行修订或直接进入会签重走相应审批流程。
5.2.3会签
需经会签的文件,应在交付打印前送会签部门会签，对文件涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序，取得一致意见后方可行文。会签文稿以会签部门负责人签字为有效。
5.2.4签发
文稿经审核（须经会签）后,送总经理或董事长审定批准签发。
5.2.5复核
公司级文件正式印刷（打印）前，行政人事部应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
部门内文件由各部门制定人员复核。
5.2.6印刷（打印）、用印、分发
① 签发后的文件由行政人事部按《内部文件及档案管理的制度》对文件正式编号、印刷（打印）。印刷（打印）必须符合规定格式，字迹清楚无误，整洁美观，份数准确。
② 印刷（打印）文件均由拟稿人负责校对。重要文件应进行两次或多次校对，以确保质量。文件打印清样,应由拟稿人校对.校对人员应在发文稿上签名;
③ 公文盖章只限于发出和存档的公文，留作他用的公文不盖章，印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。
④ 上报的文件严密装封，并严格执行文件传递签收手续。凡属重要文件，一律不得托人代签、代捎。
⑤ 以公司名义发出的文件，底稿与正本1份由行政人事部收存备查。
⑥ 文件打印后,由行政人事部负责分发并检查落实情况。
5.3 收文程序与要求
收文办理指对收到文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
5.3.1 文件签收
凡公司外来公启文件（除公司领导亲启的外）均由行政人事部前台文员登记签收，后分别交行政主管或经理拆封。在签收和拆封时，接收人员应注意检查文件包装是否完好，对于封口或邮票撕毁函件应查明原因，并有权拒绝签收。
5.3.2 文件登记编号
（1）收到上级或平级文件后应及时附上 “外来文件签批单”,并分类登记编号,送部门或公司领导审阅，领导签批处理意见后进入批转或归档流程。
（2）本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送部门或行政人事部进行登记编号保管，不得个人保存。
（3）收到的文件应按本办法编写收文编号，并逐项登记文件标题、份数、制发部门、日期、密级、内容概要等项内容。
5.3.3 审核
（1）各部门凡收到需要办理的正式文件，均需由部门负责人进行审核。审核重点是：是否应由本部门办理；是否符合相应公司规定。
（2）涉及上报董事长、总经理事项，行政人事部还应审核其他部门职权内办理的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范；不符合规定的公文，可退回呈报部门并说明理由。
5.3.4 拟办
（1）凡正式文件，收文部门根据文件内容和性质审核阅签后，提出拟办意见，送批转部门办理，重要文件应呈送上级部门领导或公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。
（2） 一般函、文件、单据、传真等，由部门直接分转处理。紧急公文，应当明确办理时限；如涉及几个部门会办的文件，应当明确主办部门，协办部门，协调后再分转处理。
（3）为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
5.3.5 批办
（1）为加速文件运转，各部门应在当天或第二天将文件送到批转部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
（2）审批文件时，对有具体处理事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体事项的，圈阅表示已阅知。
5.3.6 承办
（1）承办部门收到交办的文件后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急文件应当按时限要求办理，确有困难的，应当予以说明。
（2）对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应立即退回批转部门，并说明理由，不得横向传递。
（3）文件办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。
5.3.7 催办
（1）经过行政人事部送公司总经理、董事长批示或者交有关部门办理的文件，行政人事部负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。总经理助理或董事长助理对文件负有催办检查督促的责任。
（2）由发起部门传送的文件，发起部门应指定专人跟踪催办，承办部门接到文件、应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得发文部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时周转或归档。
文件管理方案 第二篇_文档管理系统方案
文档管理 系统解决方案
2010.08
1
概述 ....................................................................................................................................................................................................- 4 - 1.1 1.2 2
系统目标................................................................................................................................................................................. - 4 - 系统框架................................................................................................................................................................................. - 4 -
设计方案 ...........................................................................................................................................................................................- 5 - 2.1
系统管理................................................................................................................................................................................. - 5 -
2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.2
组织机构 ...........................................................................................................................................................................- 5 - 人员管理 ...........................................................................................................................................................................- 5 - 编码配置 ...........................................................................................................................................................................- 6 - 权限管理 ...........................................................................................................................................................................- 6 - 文档后台管理 ..................................................................................................................................................................- 6 -
文档管理主页........................................................................................................................................................................ - 6 -
2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.3
文档发布 ...........................................................................................................................................................................- 6 - 文档排名 ...........................................................................................................................................................................- 6 - 文档推荐 ...........................................................................................................................................................................- 6 - 文档分类 ...........................................................................................................................................................................- 6 -
文档管理功能........................................................................................................................................................................ - 6 -
2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.4
文档上传 ...........................................................................................................................................................................- 7 - 文档下载 ...........................................................................................................................................................................- 7 - 文档阅读 ...........................................................................................................................................................................- 7 - 文档播放 ...........................................................................................................................................................................- 7 - 文档查找 ...........................................................................................................................................................................- 8 - 文档统计 ...........................................................................................................................................................................- 8 -
系统接口................................................................................................................................................................................. - 8 -
2.4.1 2.4.2
提供的接口.......................................................................................................................................................................- 8 - 需要的接口.......................................................................................................................................................................- 8 -
1 概述
随着电力企业信息化建设的推进，电力企业已经在两个方面进行了较多的信息化应用，一方面是具体业务的数字化，一方面是以公文流转为主的日常办公信息化。随着这些工作的开展，电力企业电子信息数据主要以结构化的数据库和非结构化的文档数据库为主，除开这些数据外，像音频、视频、资料等电子文档则没有进行规范管理。为此，在电力企业构建“统一”、“集中”的文档管理系统显得极为必要。
1.1 系统目标
文档管理系统总的目标是建设集中、共享的电力企业文档服务。其中要达到如下几个要点。 集中统一的管理：目前各部门都有相应的文档，各自存储，存储方式也不尽相同，容易
丢失、查找困难。文档管理系统要实现统一的数据中心，集中进行文档管理。整个电力企业都采用这个文档管理服务。
信息共享与权限：文档可以通过设置进行共享，加快文档的传递；对于机密文件和个人
私密文件，可以通过权限控制杜绝他人访问或者允许个别访问。
及时更新文档发布：对于个人需要关注的、或者他人推荐的文档第一时间反应出来。 合理完善的接口：通过接口使得其他系统能够访问文档系统，使得文档系统成为企业唯
一的文档存储、管理系统。
一点登录：通过登录接口，允许从其他系统登录后，自动登录文档系统。
1.2 系统框架
终端网页访问终端网页访问终端网页访问
2 设计方案
2.1 系统管理
系统管理主要完成系统运行相关后台配置及登录人员信息及前线的管理。
2.1.1 组织机构
对电力企业涉及到电子文档管理的相关部门进行登记。以树状结构方式体现组织的上下级管理。是人员和权限管理的基础。
2.1.2 人员管理
在组织机构下建立人员信息资料。并设置登录缺省账号和密码。
人员信息中做好与相关其他应用系统一点登录的对照关系。其他系统连接进入文档管理
后能够自动完成登录。
文件管理方案 第三篇_公司文件管理制度
公司文件管理制度
1． 总则
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
2． 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。
3． 收文的管理
3．1 公文的签收
3．1．1 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
3．1．2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。【文件管理方案】
3．2 公文的编号保管
3．2．1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。
3．2．2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。
3．3 公文的阅批与分转
3．3．1 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。
3．3．2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉
及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
3．3．3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
3．4 文件的传阅与催办
3．4．1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
3．4．2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3．4．3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
3．4．4 文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。
3．4．5 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
3．4．6 按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。
信封
文件 文号 编号 批 示 签 名
4． 发文的管理
4．1 发文的规定
4．1．1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
4．1．2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。
4．1．3 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。
4．2 发文的范围
4．2．1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
4．2．2 公司下发文件主要用于：
① 公布公司规章制度；
② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；
③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项；
④ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
⑤ 发布有关奖惩决定和通报；
⑥ 其他有关公司的重大事项。
4．2．3 公司上行文、外发文主要用于：
① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；
② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
4．2．4 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
4．2．5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。
4．2．6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。
5．文件的立卷与归档
5．1 文件的归档范围
5．1．1 凡下列文件统一分别由两办负责归档：
① 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；
② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等；
③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；
④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；
⑤ 有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；
⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材
料等；
⑦ 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料；
⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品；
⑨ 公司日志和大事记；
⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
5．1．2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
5．2 立卷要求
5．2．1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
5．2．2 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
5．2．3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
5．2．4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。
6． 文件的销毁
6．1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
6．2 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正（副）主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。
文件管理方案 第四篇_参考---公司电子文档管理方案
第一部分：电子文档的重要性
公司的电子文档是公司里面多年积累信息财富，在公司的发展和运营中有着举足轻重的作用，占有极其重要的地位。信息社会，信息就是价值，信息就是生产力，但是高度的信息流通以及信息传递的便捷性，增加信息泄漏的危险。尽管防火墙、入侵检测、VPN、入侵检测等安全产品也逐步得到认可和应用，但是这些产品有一个共同特点：防外不防内。 在现实中，企业内部员工存在有意或无意对信息的窥探或窃取，而且，相对而言，内部人员窃取机密信息比黑客要来得容易。因此，对公司的电子文档进行制度防范（人防）和计算机技术防范（技防）就具有了迫在眉睫、亟待解决的意义。
同时，公司重要电子文档安全管理目标应该是：在严格的安全访问控制体系管理下，建立资产保护和防泄密监控体系，并兼顾共享和使用知识资产的方便。
第二部分：需要保护的电子文档的表现形式
需要保护的公司的重要电子文档包含：
内部技术规范、项目招投标文件、归档电子文件、提供给客户的成果文件、重要数据库文件、公司各类电子证书图片、公司财务数据、公司薪酬及年终奖励电子数据等
第三部分：需要保护的文档处于的位臵
公司重要电子文档存储现状：
以文件、文件夹集中存储在服务器的文件夹中（服务器上） 以MS SQL数据库形式存在于HDGIS系统中（服务器上）
以财务数据库形式存在于部门的服务器上（服务器上）
以文件形式分布于用户的PC上（工作站上）
解决方案
以文件形式存在于用户或者公司的u盘、移动硬盘等设备上（移动设备上）
文件类型包括：包括过去和现在的MS OFFICE文档（如记事本、office2000、office 2003、office 2007），还有将来的MS OFFICE文档（如MS将在2009年版本的office14），PDF各个版本、DWG各个版本，包括有可能由这些程序导出的各个未知文件格式，或者加壳产生的未知文件格式。就文件格式来讲，应该是文件格式处于不断升级、发展变化中，因此甚至可以说各个格式均有可能。
第四部分：可能的泄密途径
可能的泄密途径，应该来讲主要包括：服务器上泄密、工作站泄密、移动设备解密、网络泄密、输出设备泄密、客户泄密几个方面，主要的表现形式如下：【文件管理方案】
服务器泄密：
1、网络维护人员在进行维护时使用移动硬盘将服务器上的资料自备一份。
2、维护人员知道服务器密码，远程登陆上，将服务器上的资料完全的拷到本地或者自己家里的机器上。
工作站泄密：
1、乘同事不在，开启同事电脑，浏览，复制同事电脑里的资料。
2、内部人员将资料通过软盘、U盘或移动硬盘从电脑中拷出带走。
3、将笔记本（或者台式机）带出管控范围重装系统或者安装另外一套系统从而将资料拷走。
4、将笔记本（或者台式机）带出管控范围利用GHOST程序进行资料盗窃。
5、将笔记本（或者台式机）的硬盘拆回家盗窃资料，第二天早早来公司安装上。
6、将办公用便携式电脑直接带回家中。
7、将笔记本（或者台式机）带出管控范围使用光盘启动的方式，使用磁盘管理工具将资料完全拷走。
8、将笔记本（或者台式机）的硬盘或整机送修，资料被好事者拷走。
9、电脑易手后，硬盘上的资料没有处理，导致泄密。
10、笔记本（或者台式机）遗失或者遭窃，里面的资料被完整的窃取。 网络泄密：
1、内部人员通过互联网将资料通过电子邮件发送出去。
2、内部人员通过互联网将资料通过网页bbs发送出去。
3、随意将文件设成共享，导致非相关人员获取资料。
4、将自己的笔记本带到公司，连上局域网，窃取资料。输出设备（移动设备）泄密：
1、移动存储设备共用，导致非相关人员获取资料。移动设备包括：u盘、移动硬盘、蓝牙、红外、并口、串口、1394等
2、将文件打印后带出。
客户泄密：
1、客户将公司提供的招标文件自用或者给了竞争对手。
2、客户处管理不善产生的泄密。
第五部分：公司电子文档安全管理的解决方案
公司电子文档的安全管理应该包括防止信息泄密的制度建设和防止信息泄密的计算机技术建设，简称“人防”和“技防”。并且，应该是技防和人防并举，技防需要先行，但“人防”应立即跟上。最后对内外区别达到如图的效果（引用供应商之一提供的图）：
而在内部，又可以达到如下的效果（引用供应商之一提供的图）： 解决方案
在公司信息中心，主要考虑以下九个场景及对应的管理流程，以供领导决策：
1、在公司局域网内服务器上的进行数据维护
在公司局域网络内，服务器上的数据不进行加密，但局域网服务器上的数据被外设如u盘、移动硬盘等外拷时则自动加密，防止网络管理人员将数据监守自盗，局域网服务器上的数据在被网络共享的情况下，也可以进行防护；
2、在公司局域网内服务器上的进行数据保护
在公司局域网络内，服务器上的在共享给用户的加密文件，可以设臵用户在局域网上的权限是否具有“重命名”“删除”“编辑”“读取”等权限，以防止有读取权限的员工有意或无意删除服务器上的文件。
3、在公司局域网内服务器上的进行数据分类
对公司的重要文件，做基本的分类，对企业的标准规范一类的最最重要的文档，经过一次性加密处理，可以设臵成“只读”的权限，所有的人只具有参考的权限，不能进行编辑，需要的时候可以进行更新；对次一级重要的文档，可以设臵包括成“编辑”，可以让有权限的人引用。
4、在公司局域网内(包含分所用户、VPN接入用户)
在公司内部局域网内，如果用户需要打开或编辑公司重要电子文档，必须先登陆保密系统，可在本机上查看、编辑或打印公司加密自己有权限的电子文档；如果不登陆，将不能查看公司重要的电子文档，经过编辑的电子文档仍然是加密的。
5、在家加班
在家加班时，如需使用到公司加密的电子文档，经过安装程序或相应授权或采用离线狗等方式后，能在特定的机器上打开或编辑加密电子文档，生成的文档仍然是加密文档；回到公司后，可将加密的电子文档上传至加密系统中公用；
6、在外出差
在不能访问公司内局域网的情况下，如果需要使用公司加密文档，经过相应授权或采用解决方案离线狗等方式后，可以打开或编辑加密的文档，形成的仍然是加密文档；在没有授权的机器不能打开加密的文档；
7、提供给第三方的文档
将加密文件解密后，通过U盘、邮件或其他方式给第三方，第三方对电子文档使用没有限制；
文档加密，给对方一个USB狗 ，只能在有USB的机器上打开；
文件管理方案 第五篇_2016档案管理工作实施方案
档案管理实施方案【1】一、 指导思想
档案管理工作是档案提供利用的前提， 档案经过整理，可以检验收集工作的质量，便于档案的鉴定、保管、统计和检索，促进档案工作各环节的良性运动。为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，为加大档案规范化管理力度，更有效地积累、保护和利用我公司档案资源，更好地为公司生产销售等发展服务，现按照安徽省档案管理标准的要求，结合我公司的工作实际，特制订实施方案如下：
一、成立档案整理工作领导小组，制定档案的分类方案，保管期限表和归档范围。
二、对单位的文件材料做认真的收集、分类、划期、立卷归档。
三、按照不同类别及其相互关系，进行合理的排列归类。
四、编写档案案卷目录等检索工具及编研工作，有序地为档案的提供利用工作服务。
二、档案的保存
1、保存地点：办公室档案柜
2、保存内容：包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3、保存的具体方法见******科技有限公司档案管理制度规定。
三、实施步骤
(一)准备阶段(20**年11月-20**年 12月)
1、考察学习，借鉴经验。由公司分管档案工作的领导指导，办公室相关人员参加，协同 档案管理员建立档案室。同时档案管理员自身加强对档案管理的学习，逐步落实具体计划实施方案。
2、严格执行和完善安徽****科技有限公司制度。根据国家档案局，结合我局实际，在深入调查的基础依据《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案管理条例》的有关规定上，完善公司文件材料分类方案、归档范围和保管期限表，为归档文件材料的收集整理提供参照依据和标准。
3、成立档案管理领导小组。为确保公司档案目标管理达到标准化、规范化， 成立档案部组长，公司相关成员、公司各部(单位)主要负责人及相关责任成员的档案管理达标工作领导小组，组织实施我公司档案管理实施工作。领导小组主要负责全公司人员的统一协调、项目论证、任务安排、经费使用监督和协商联系等档案管理工作。
4、召开档案组成立大会。召开由相关责任领导、中层以上干部和责任人组成成员参加的档案档案工作动员会，安排介绍公司档案管理工作的规定及实施方案。同时，组织相关人员学习《档案法》及相关档案业务知识。
(二)实施计划(20**年 1月-20**年2 月)
1、收集整理各门类档案资料。
(1)文书文件材料的收集整理
按照归档范围对20**至20**文书文件材料进行收集整理，对已经归档整理的文书案卷，按照标准进行全面系统检查整改，进一步规范。
(2)生产档案
自生产投产以来文件、资料和图纸，和其它相关图纸等进行重新装盒、编号整理。
(3)会计档案收集齐全，进一步规范。
(4)声像、图片文件材料的收集整理
对我公司在工作中形成的反映历史面貌及工作职能的重要会议、重大活动、工作成果包括生产成果、专利申请、工程管理、科研培训、专家(政务要员)考察来访等类型的声像、图片资料进行收集和规范整理。
(5)电子文档文件材料的收集
对一部分整理不规范，散存在科室单位和个人手中的电子文档等进行收集和保护，规范整理。
(6)实物材料的整理
对我公司获得的奖证、奖牌、奖杯、奖品等具有保存价值的实物进行收集，分类存放档案室。
2、制定和完善档案管理制度。根据《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》等有关文件规定，建立健全归档、保管、保密、鉴定销毁、统计和利用等档案规章制度。同时结合本公司工作实际，制定相关门类资料的管理办法，如会计档案、电子文本及图片等，进一步规范各门类档案资料的整理。完善《档案人员岗位责任制》、《立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案查阅须知》等制度。
3、做好档案信息编研工作。编写全宗介绍、立卷、说明、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编，整理专题汇集、发文汇集等参考资料，收集统计档案工作基本情况，编制案卷目录、案卷文件目录等检查工具。
4、完善基础设施，改善档案保管条件。一是档案室的位置、防护结构要求进行检查维护。二是购置安装、标准摆放档案密集架，合理安排档案库房、阅档室(荣誉室)和档案人员办公室，做到“三分开”;配齐档案柜、防磁柜、空调、抽湿机、装订机、刻录机、电脑、吸尘器、温湿度计、防光窗帘等设备设施，达到防尘、防光、防鼠、防虫等八防要求。三是将档案管理的相关制度上墙，整理好的各门类档案上架入库保管。
档案业务提升年活动实施方案【2】市档案馆作为国家一级档案馆，不断完善各项档案业务工作的管理机制和制度体系，通过一系列有效举措，使档案馆基本功能得到了全面增强。在此基础上，为适应当前馆藏档案数量与种类扩充、社会各界档案利用需求增长、档案安全保管和信息化技术提升的新形势新要求，努力打造“开放程度高、现代意识浓、基础业务强、社会形象佳”的一流档案馆，局党组决定从今年起在全局(馆)开展“档案业务提升年”活动，以进一步夯实档案基础业务，培养一支“技能全面、专业精通”的高素质档案专业人才队伍，实现无锡档案事业发展处于领先水平的目标。现制定如下实施方案：
一、提升档案管理基础水平
1、严格库房管理制度。对照国家一级档案馆库房管理标准，全面落实“十防”技术要求，重点做好库房温湿度记录和控制，落实各类档案进出库的安全责任制，今年内全面完成库检工作。(责任部门：保管利用处)
2、建立准确的各类档案基础台帐。档案基础台帐数据应覆盖市档案馆、机关档案管理中心、民族工商业档案馆。20XX年内，市档案馆内部的基础台帐要严格对照国家一级档案馆复查标准，对建立的各类台帐进行全面自查，对数据不齐全、不准确的内容进行补充和完善，精确统计所有馆藏档案的卷数、件数、排架长度以及音频、视频、照片、实物、征集(含捐赠)、寄存的总量和基本明细。(责任部门：保管利用处、机关档案管理处、民族工商业档案馆)
3、按照解密开放要求落实档案的鉴定、划控。年内完成20XX年前馆藏档案的解密、鉴定和划控，明确新的保管期限和开放程度，并分若干批次向社会公布开放。(责任部门：保管利用处、民族工商业档案馆)
4、两年内完成馆藏档案的整理、整改。组织人员对不符合要求的进馆档案和馆藏部分不符合规范要求的档案进行整理和整改。对上架的卷皮破损、影响外观的档案，统一定制盒套，重新换装并贴标签、填写案卷封面，20XX年底前全部完成。20XX年内完成对全引目录、卷内文件目录和全宗卷等档案检索工具的整理。(责任部门：保管利用处、民族工商业档案馆)
5、合理调整和设置全宗编号。对全宗编号体系进行梳理，明确市民族工商业档案馆的全宗编号设置，并对市档案馆馆藏中部分企业单位的全宗号进行必要调整，20XX年底前完成。(责任部门：保管利用处、民族工商业档案馆)
6、实现馆藏档案电子目录全覆盖。对尚未形成电子目录的馆藏
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