企业对外沟通程序 第一篇_沟通与信息交流程序

沟通与信息交流程序

1 目的

为使国家法律法规、管理体系等管理方针、目标得到贯彻，客户的需求得到体现，公司各部门、员工及其相关方对公司QEO管理体系有关信息及时有效地传递、协商与沟通和交流，确保管理体系有效运行，制定本程序。

2 范围

本程序适用于公司与客户、公司内部所有与质量、环境与职业健康安全有关信息的传递、协商和沟通。

3 定义(无)

4 职责

4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。

4.2 技术质量部负责与产品质量、计量相关的信息，并做好相关传递、处理、交流及保存工作。

4.3 营销部负责与市场动态、顾客沟通相关的信息，并做好相关传递、处理、交流及保存工作。

4.4 综管部负责与环境、职业健康安全、企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、交流及保存工作。

4.5 设备部负责信息网络相关的信息，并做好相关传递、处理、交流及保存工作。

4.6 管理者代表对信息的传递和处理进行监督。

5 管理内容和要求

5.1 信息的分类及内容

5.1.1 外部协商与信息沟通的内容

5.1.1.1 与产品质量有关的外部信息

a) 客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息；

b) 产品标准类信息；

c) 市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息；

d) 供应商的质量信息及相关方抱怨投诉等；

e) 其他外部与产品质量相关的各类信息。

5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息

a) 政府及有关部门颁布的与企业运行有关的信息，如法律法规、条例等； b) 公司适用的环境、职业健康安全法律法规；

c) 市场、行业动态（包括竞争对手）中与企业管理相关的信息；

d) 与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。

5.1.2 内部信息

a) QEO管理体系运行情况、管理方针目标、指标和管理方案的实施情况、生产过程和产品的监视与测量情况；

b) 环境因素、职业健康危害因素识别、评价情况；

c) 员工对有关产品质量的建议、员工代表提案和建议等；

d) 公司管理制度建立、执行效果，紧急情况响应等相关情况。

5.2 信息的收集

各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息，并定期分析、汇总、传递至相关部门或岗位。

5.3 信息沟通的形式与要求

5.3.1 公司工会根据《公司职工及会员代表大会制度》选举产生公司职工代表，提出【员工代表提案表】，参与职业健康安全管理的各项活动，依法维护员工权益。综管部/工会每年末应在全公司范围内进行一次职工满意度问卷调查，填报【职工满意度调查表】，并负责收集员工对QEO管理体系相关的信息，做好信息的整理、传递、保存工作。

5.3.2 职工意见沟通

公司通过设立职工意见箱、内部邮箱收集员工的有关信息，或由综管部/工会收集员工反映产品/环境/安全状况的合理化改进意见，由公司相关部门进行收集、处理和答复。

5.3.3 会议沟通

5.3.3.1 总经理通过每年的公司职代会向员工宣传年度的管理方针、目标以及

公司经营情况，提高全员参与管理的意识。公司工会应将大会期间的职工意见或建议集中汇总，报公司分管领导批示后转有关部门予以处理。

5.3.3.2 总经理通过每月一次的生产经营例会，通报上月生产经营情况，解决、处理及协调生产经营活动问题，部署下月生产经营任务。综管部负责组织并形成【生产经营例会会议纪要】。

5.3.3.3 销售分管领导负责每月主持召开一次销售工作会，通报市场动态、行业动态（包括竞争对手）、产品开发情况、质量和交货情况及顾客反馈意见等有关的信息，营销部负责组织并形成【销售例会会议纪要】。

5.3.3.4 分管项目建设的副总经理负责每月主持召开一次项目建设施工单位协调例会，通报项目进度、计划实施情况，解决、处理和协调项目建设过程中存在的问题，（包括环保、安全“三同时”制度实施情况），工程部负责组织并形成【项目建设例会会议纪要】。

5.3.3.5 分管副总经理每季度主持召开一次安全生产、消防工作会，通报上季度安全生产状况和环境、职业健康安全管理体系运行情况，部署下一季度工作，综管部负责组织并形成【安全会议纪要】。

5.3.3.6 管理者代表每季度主持召开一次质量分析会，通报与产品质量有关的内外部信息，分析质量损失和质量成本考核情况，技术质量部负责组织并形成

【质量分析会会议纪要】。

5.3.3.7 上述各项会议决议的执行情况由会议的组织部门做好督办和跟踪验证，并作为下次会议的输入予以汇报。

5.3.4 文件沟通

5.3.4.1 通过文件化的管理手册、程序文件和作业指导书，以及填报的各类报表、记录，交流材料等。

5.3.4.2 综管部按照公文管理规定和《文件控制程序》要求，负责外来公文的接收、传递、收回、保管、移交和销毁；内部文件的核稿、送签、编号、印发等文件沟通工作。

5.3.4.3 技术质量部负责产品、原材料及其化学分析、物理检验方法国家标准、行业标准有效版本的发放管理。

5.3.5 工作情况通报及工作简报沟通

公司按《南铝公司工作情况通报及简报制度》要求，建立工作情况通报制

度及企业内部【工作简报】，定期通报各项工作开展情况，确保企业内部之间重要信息沟通和交流，有效提高工作效率。

5.3.6 信息网络沟通

设备部负责公司计算机局域网的建设与管理，员工通过网络实现信息的交流与沟通；通过南铝公司外部网站，向社会公众展示公司企业形象。

5.3.7 宣传媒体沟通

通过公司宣传图册、闽铝报、宣传栏等多种形式，传达公司产品质量、环境和职业健康安全管理信息，普及相关管理知识。

5.3.8 环保信息沟通

5.3.8.1公司内组织间沟通:为使组织功能充分发挥,通过公司下列或不定期之活动加以协调沟通,以达相互了解,进而发挥积极互动之团队精神以达成环境管理目标。【企业对外沟通程序】

5.3.8.2季度安全环保会议/员工教育活动/标语及告示牌/E-Mail/联络单。

5.3.8.3对外沟通:为使环境管理承诺,目标满足客户及利害相关团体之要求,需主动对外宣告推动环境管理之相关信息,可通过:E-Mail/联络单/传真的方式达成沟通之效益。

5.3.8.4客户信息收集经审阅后,视信息内容要点传达至公司内部相关部门,若关系到公司外部相关单位时,应以电子信息传递或召开会议进行宣导,环境管理信息经内外沟通传达后,应对其进行调查评审,以满足信息内容的要求.

5.3.8.5销售部门负责将客户相关环保信息传达给技术质量部,技术质量部负责将客户环保信息或最新环保法规统计登录于“客户环保需求一览表”上,每季度更新一次.

5.3.8.6所有相关信息(包括电子档/公告/会议记录/联络单/电话/传真等方式传达)均应通过内部邮件发给相关人员，部分重要的要登录于公司内部网上上以方便数据查找与调阅.

5.4 顾客沟通按《交付后活动及顾客满意管理程序》执行。

6 相关/支持性文件（无）

7 使用表格和记录

本程序批准人：

本程序审核人：

本程序主要起草人： 本程序于2014年1月29日批准发布并运行。

企业对外沟通程序 第二篇_信息沟通管理程序

1.0 目的

对公司日常运作所需或有关信息的交流途径和应对方法进行规定，以使信息得到及时的沟通和处理。

2.0 范围

本程序适用于本公司内/外部及相关方的信息沟通管理。

3.0 职责

总经理负责建立内/外部沟通渠道

客服、销售负责与外部客户及内部部门信息传递及沟通

EHS 、人事部门负责与外部政府及内部部门信息传递及沟通

各部门负责与本部门及内部其他部门有关信息的传递、收集、整理。

4.0 工作程序

4.1 信息的分类与信息内容：

4.1.1 内部信息交流：是指公司各部门之间、公司上下级之间及公司员工之间

的信息交流。

4.1.2 外部信息交流：是指与相关方的信息交流，包括公司对相关方和相关方

对公司的外部信息交流。

4.2 信息交流的方式：

4.2.1 内部信息交流方式包括：电话、邮件、板报、橱窗宣传、会议、文件、

公共文件存放平台、通知等形式。

4.2.2 外部门信息交流的方式：电话、邮件、传真、媒体等外部信息交流包括

公司对外传递和外部对内的传递信息两种。

4.3 信息交流的内容：

4.3.1 内部信息交流内容

A质量与环境方针的宣传、理解与贯彻

B公司生产服务涉及的质量、环境法律法规及其它要求的信息

C公司质量、环境目标及方针的制定与实施情况

D体系运行中需进行重点控制的运行与操作信息

E质量、环境异常的有关信息

F体系运行监测与测量的有关信息

G不符合、纠正与预防的信息

H内审、管理评审与外审的有关信息

I顾客质量投诉及相关方环境问题的抱怨

4.3.2 外部信息交流的内容

A生产规划方面的

B技术方面的

C管理方面的

D顾客质量、环境方面的

E公司周边社区方面的

F政府机关的等等

4.3.4 外部信息交流的实施：公司任何部门收集到有关质量、环境方面的外部

信息，应将有关质量、环境方面的资料传递给总经理，由总经理来对质

量环境有关的信息交流工作。

5.0 相关文件

无

6.0 相关记录

会议记录 保存二年 内部通知 保存一年 外来文件登记表 保存二年 7.0 附件

《信息沟通共享流程图》

企业对外沟通程序 第三篇_内部沟通控制程序

内部沟通控制程序

1 目的 规定内部沟通的程序、方法和内容，确保内部不同层次和职能之间得到有效的相互沟通和协调，促进工作高效进行，保证公司的方针政策得到贯彻和实施，确保质量管理体系有效运行。 2 范围 适用于公司上下级之间、同级人员之间、部门之间及会议、文件请求、汇报、告知等质量管理体系过程的沟通。 3 职责 3.1 行政部负责内部沟通有效性的管理。 3.2 副总经理负责内部沟通的领导，主持召开公司总经理办公会议和生产经营会议，并负责总3.3 各部门负责人负责本部门对外和对内的沟通工作，主持召开部门协调会议和本部门的内部会议。将本部门的工作部署传达给员工，回复员工的工作请示、汇报，将本部门的重大或特殊情况和问题向副总经理汇报，由副总经理向总经理报告并回复。保持部门与部门之间的沟通与配合。 3.4 品质技术部经理负责主持召开品质技术会议，并负责会议决议、决定的编审， 3.5 生产部经理负责主持召开生产会议，并负责会议记录及会议决议、决定的编审。 3.6 销售部经理负责主持召开销售财务会议，并负责会议记录及会议决议、决定的编审。 3.7 行政部主任负责主持召开行政人事会议，并负责会议记录及会议决议、决定的编审 3.8 行政部主任负责总经理办公（扩大）会议记录拟制工作

4 程序 4.1 文件、信息沟通 4.1.1 文件沟通 本公司可

以通过文件的形式传达上级方针政策和精神、安排和布置工作、通报工作情况、表彰有关部门和人员，从而达到沟通的目的。文件的制定、签发执行《文件控制程序》。 4.1.2 信息沟通 各部门负责的重大事项、活动应提前做好上下沟通。各部门信息的报送填写《内部沟通单》。

4.2 会议沟通 4.2.1 会议类型 4.2.1.1 大型会议：本公司召开的全体员工会议。如：动员大会、表彰大会等。

4.2.1.2 例行会议：在固定时间召开的办公、生产会议。如：总经理办公（扩大）会议、生产 经营会议、部门例会会议等。 4.2.1.3 临时会议：工作过程中为保证工作顺利开展而召开的临时性会议。如：抗台准备会议 4.2.1.4 专题会议：针对某问题专题召开的会议。如：营销、技术、企管等工作会议、经济分析会议、新产品鉴定会议等。

4.2.2 会议管理 4.2.2.1 大型会议：根据公司具体情况而定，一般为年终或年初召开，由行政部制定会议计划至少于会议召开前一个月通知各部门。 4.2.2.2例行会议：根据本文件规定时间召开，由行政部准备会议场地并提前一天通知会议参加人员。 4.2.2.3临时会议、专题会议：由会议召集部门至少提前一天制定会议计划并通知行政部，行政部准备会议场地并通知会议参加人员。

4.2.3 生产经营会议 4.2. 3.1会议时间：每月召开一次，在每月的8日上午10：00时召开。遇节假日或特殊情况顺延。

4.2. 3.2参会人员：副总经理、财务部经理、品质技术部经理、市场部经理、生产部经理、行政部主任、技术科主管、品质科主管，副总经理认为需要参加的人员。 4.2.3.3会议内容： a）汇报、总结上月生产情况以及本月生产计划安排，研究解决生产部门不能自行解决的重大问题。 b）汇报、总结上月新产品研发、产品改进等情况，讨论分析存在的问题、研究决定改进措施，以及需要进行协调的问题。 c）汇报、总结上月产品质量等情况，讨论分析存在的问题、研究决定改进措施，以及需要进行协调的问题 d）汇报、总结上月市场销售等情况，并对市场状况进行分析，以及提出需要协调的问题。 e) 汇报、总结上月财务工作等情况，如应收款、货款回收等问题，以及需要协调的问题。 f) 汇报、总结上月行政人事等情况，以及提出需要协调的问题。 g) 通报公司领导层做出的公司经营策略、人事变动等重大决定。

4.2.3.4 会议由副总经理主持，会议记录人员由副总经理指定，会后形成会议记录并上报总 经理。如因故错开需补开。

4.2.4 生产部例会 4.2.4.1会议时间：每月召开一次，在每月7日上午10：00时召开。遇节假日或特殊情况顺延。

4.2.4.2参会人员：副总经理、生产部经理、各车间主任，生产部经理认为需要参加的人员。 4.2.4.3会议内容： a）汇报、总结、上月生产进展情况，以及本月生产计划。协调、

调度、平衡生产进度、研究解决车间不能自行解决的重大问题。 b）听取生产车间主任对本车间上月生产情况的汇报，对重要的问题和需要协调的问题作出决议、决定。 c）不定期的对生产形势进行综合分析或专题分析，对生产计划完成情况进行总体评价，对需要改进项目提出纠正和预防措施建议。 d）对生产人员及其他人员进行安全生产、文明生产和均衡生产及遵守工艺纪律，搞好质量控制、确保产品质量的教育。 e) 安排工作，沟通思想，交流经验，表彰先进，总结经验教训，提出整改措施。 f) 生产部经理认为需要传达、汇报、研究、协调的其他事项。 4.2.4.4 会议由生产部经理主持，会议记录人员由生产部经理指定，会后形成会议记录并上报副总经理。如因故错开因补开 4.2.5 品质技术例会 4.2.5.1会议时间：每月召开一次，在每月的4日上午10：00时召开，遇节假日或特殊情况顺延。 4.2.5.2参会人员：副总经理、管理者代表、品质技术部经理、品质科科长、技术科科长、以及品质技术部经理认为需要参加的人员。

4.2.5.3会议内容： a）汇报、总结、上月新产品研发、产品改进、产品质量等情况，讨论分析存在的问题、研究决定改进措施。 b）传达行业动态和国家有关质量方面的法律、法规和政策，讨论和决定实施办法。 c）传达顾客对本公司产品质量和服务质量的反馈和要求，讨论和决定满足要求的措施

d）听取检验人员对产品进货、过程和最终检测的执行情况及生产现场质量控制情况的汇报，对重要的问题和需要协调的问题作出决议、决定。 e) 不定期对产品质量进行综合分析或专题分析，对质量方针和质量目标执行情况进行总体评价，对需要改进项目提出纠正和预防措施建议。 f) 积极配合生产等部门，对质量人员和其他人员进行质量意识、工作知识和方法的教育培训。 g) 安排工作，沟通思想，交流经验，总结经验教训，提出整改措施。 i) 品质科科长和技术科科长认为需要传达、汇报、研究、协调的其他事项。 j）讨论技术革新、技术交流、技术协作和工艺改进等技术工作长远规划和技术改造规划。 k）讨论解决生产中关键和重大产品的技术、质量问题。 4.2. 5.4 会议由品质技术部经理主持，会议记录人员由品质技术部经理指定，会后形成会议记录并上报副总经理。如因故错开需补开

.2.6销售、财务会议 4.2.6.1会议时间：每月召开一次，在每月的4日上午10：00时召开，遇节假日或特殊情况顺延。

4.2. 6.2参会人员：总经理、副总经理、市场部经理、财务部经理，以及总经理认为需要参加的人员。 4.2. 6.3会议内容： a）汇报、总结、上月市场销售、资金回笼、公司库存情况。讨论分析销售工作中存在的困难、研究决定改进措施。沟通思想，交流经验，总结经验，提出整改措施。 b）制定销售措施、计划。 c）协调销售和财务部门的帐务。 d）

企业对外沟通程序 第四篇_协商和沟通管理程序

协商和沟通管理程序

1 目的

加强对内及对外的信息沟通，及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作

好信息的管理。确保员工了解企业管理现状，关心支持和积极参与企业的管理工作；确保相关方特别是当地主管质量环境职业健康安全管理工作的主管部门对企业管理工作的理解和支持。

2 适用范围

适用于公司管理体系内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。 3 职责

3.1 安全环保部是环境、职业健康安全管理信息交流的主管部门；【企业对外沟通程序】

3.2 质管部是质量信息交流的主管部门；

3.3 各职能部门和分厂负责本部门的信息收集并传递，负责处理来自外部的

有关的信息，负责与相关部门进行信息交流；

3.4 员工代表负责代表职工与公司协商沟通；

3.5 管理者代表负责与最高管理者进行信息交流。

4 工作程序

4.1 信息交流的内容

4.1.1 内部信息交流的内容

1）质量环境职业健康安全方针目标指标及管理方案的制定和实施；

2）各部门排查的环境因素和危险源、更新环境因素和危险源；

3）重要环境因素和中度以上风险的危险源，包括对重要环境因素和具有中

度以上风险危险源的控制，与重要环境因素和具有中度以上风险危险源相关的运行与活动的相关重要信息；

4）公司适用的法律法规及其他要求的信息和遵守情况；

5）质量环境职业健康安全方针、目标、指标和管理方案的完成情况；

6）质量环境职业健康安全管理体系运行的各种信息；

7）对质量环境职业健康安全管理体系监督审核和管理评审结果的信息；

8）潜在不符合/不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正、预防要

求；

9）异常、紧急情况下的信息，如出现重大质量事故、污染事故、职业健康

安全事故；

10）培训信息；

11）公司对员工质询提出的回复；

12）各部门之间、管理工作岗位之间的日常联系，常规报表、其它信息通报

等。

4.1.2 外部信息交流的内容

1）与顾客有关的各种信息，如产品信息、问讯、合同或订单处理、抱怨、

意见和投诉；

2）相关方关注的产品质量、卫生安全、环境问题及其反馈的信息或抱怨等；

3）公司适用的法律法规和其他要求的信息；

4）地方检测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等检测或检查的结果

及反馈信息；

5）在紧急情况下（爆炸、火灾、渗漏、重大质量事故、环境污染事故、安

全事故等）与相应政府部门和可能受影响的相关方的沟通；

6）对涉及重要环境因素、具有中度以上风险危险源意见的处理及反馈；

7）其它需要向外界通报的信息；

8）其它外部信息，如各个部门直接从外部获取的有关环境、质量技术和卫

生安全管理等方面的信息。

4.2信息交流的形式

信息交流可采用书面资料、记录、会议、讨论交流、声像设备等予以传递。

4.3信息的收集与处理

4.3.1内部信息收集与处理

1）部门之间的信息交流以《工作联系单》、《纠正和预防措施表》、《隐患整

改通知单》、《环保检查情况整改通知单》或电话通知等形式进行，信息交流单应注明交流的内容、时间、接收单位、处理结果等，电话通知要有相应的记录；

2）环境职业健康安全方面的重大事故，由发现部门迅速传递到相关部门，

可采用电话方式紧急沟通，紧急状况的信息按《应急准备与响应程序》的有关规定执行；

3）接到环境污染投诉的职能部门和分厂应将信息反馈到安全环保部；

4）潜在不符合/不符合信息的处理按《纠正和预防措施控制程序》执行；

4.3.2 外部信息收集与处理

1）有关法律、法规等政策性质量、环境和职业健康安全的信息的交流执行

《法律法规和其他要求管理程序》；

2）与顾客沟通的信息交流执行《与顾客有关的过程控制》；

3）质管部负责整理质量信息资料与记录的最终工作；

4）24小时环保投诉热线电话4590324设在生产技术部调度室，当班调度负责【企业对外沟通程序】

对居民的来电投诉记录，并在当天或第二天反馈到安全环保部；

5）居民投诉由安全环保部接待并做记录，填写《环境污染投诉记录表》；所

有环境污染投诉由安全环保部统一汇总并保留记录；

6）安全环保部组织生产技术部、生产分厂对居民投诉分析查找原因，提出

处理意见，若需反馈，应将处理结果反馈到投诉人。安全环保部保留处理决定的记录；

7) 公司办接到员工职业病健康体检结果时应及时通知员工本人，并按照规

定的期限妥善保存；

8）外部信息与接收部门对应表：

4.3.3 公司应确保与员工就相关质量环境职业健康安全信息进行相互沟通，员工应：

1）参与质量环境职业健康安全方针和程序的制定和评审；

2）参与商讨影响工作场所质量环境职业健康安全的任何变化；

3）参与质量环境职业健康安全事务；

4）了解谁是职业健康安全的员工代表和指定的管理者代表。

4.3.4 安全环保部和相关部门共同确定需与其他相关方进行交流的重要环

境因素，在签定合同的同时将适用的程序和要求通报供方及合同方。

4.4 设立员工代表6到10人，由各工会分会从职工代表中挑选推荐。

4.5 有关的质量、环境、职业健康安全的信息交流记录，应及时认真填写，字迹清晰，内容准确、连续，并有可追溯性。

4.6 质量、环境、职业健康安全的信息交流记录，应按《记录控制程序》进

行归档、保存。

5 相关／支持性文件

5.1《法律法规和其他要求管理程序》

5.2《应急准备与响应程序》

5.3《与顾客有关的过程控制》

5.4《记录控制程序》

5.5《文件控制程序》

6 相关记录

6.1《环境污染投诉记录表》

6.2《纠正和预防措施表》

6.3《工作联系单》

6.4《隐患整改通知单》

6.5《环保检查情况整改通知单》

企业对外沟通程序 第五篇_BSCI对内外沟通程序

对内对外沟通程序

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企业对外沟通程序 第六篇_与客户及时沟通控制程序

企业对外沟通程序 第七篇_协商、沟通与信息交流控制程序

协商、沟通与信息交流控制程序

1 目的

通过与相关方及公司员工的协商、沟通与信息交流，确保有关质量、职业健康安全和环境的信息沟通，使所有受到质量、职业健康安全和环境影响的员工及其他相关方参与和支持公司的质量、职业健康安全和环境方针和目标的实现，并吸取相关方的合理建议和意见，进一步改进公司的质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系。 2 范围

适用于公司质量管理、职业健康安全和环境管理体系的协商、沟通与信息交流管理。 3 职责

3.1 最高管理者负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的决策。 3.2 管理者代表负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的处理。

3.3 综合管理部负责与上级主管部门、行业主管部门、其他相关方及公司内部的信息交流、传递和处理。 3.4 工会代表员工参与职业健康安全和环境管理事务。参与有关职业健康安全和环境方针、程序等的讨论、决策。

3.5 各有关部门负责与相关方进行信息交流、传递和处理，并向综合管理部或管理者代表通报传递和处理情况。

3.6 各有关部门负责相应职能范围内的质量、职业健康安全和环境信息交流。 4 管理内容与方法

4.1 内部信息

4.1.1 内部信息内容包括：

—— 质量、职业健康安全和环境方针、目标的实现情况； —— 法律、法规、规范、标准及其他要求；

—— 顾客要求过程、危险源和环境因素调查、评价及更改信息；

—— 企业质量、职业健康安全和环境目标、指标及质量、职业健康安全和环境管理方案； —— 各部门的质量、职业健康安全和环境职责： —— 质量、职业健康安全和环境培训的信息； —— 监测、测量结果；

—— 不符合与预防纠正措施的信息；

—— 质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系内部审核结果的信息； —— 管理评审结果的信息； —— 员工的建议与意见。

4.1.2 综合管理部负责按规定要求将所要传达的企业质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中的上述各种信息及时、准确地传达至各部门主管。

4.1.3 工会作为员工代表机构，负责组织员工积极参与管理体系的有关事务，负责收集员工的意见和建议，并在员工与行政中建立沟通、协商交流的桥梁和渠道。

4.1.4 部门的质量、职业健康安全和环境信息由各部门主管按规定要求负责将其汇总至综合管理部，各部门之间的质量、职业健康安全和环境信息交流由各部门间相互传达。 4.1.5 内部信息的接收和处理

4.1.5.1 体系运行信息，包括企业的质量、职业健康安全和环境方针、目标、指标、管理方案等，由最高管理者公布或授权管理者代表公布，综合管理部向各部门发布，再由各部门传达。

4.1.5.2 由下往上传递的信息，包括员工的意见、建议及投诉等，接收和处理的方式为：

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—— 有关人员向各部门的主管汇报，将质量、职业健康安全和环境保护方面的信息转交至综合管理

部，员工的建议与意见经研讨后，由综合管理部通过所在部门给予答复；

—— 员工向其代表机构工会反映或工会召开员工座谈会，收集有关意见、建议信息，向综合管理部

或其他相关部门反映。

4.1.5.3 横向传递的信息，包括法律、法规、及其他要求，质量因素、危险源和环境因素的识别、评价与更改、监测测量的结果、不符合纠正措施等，由各部门与综合管理部之间进行信息传递。

4.1.5.4 对信息交流中涉及的质量、环境和职业健康安全的重要问题要采取对策并及时传达到员工。 4.1.5.5 全体员工应参与质量方针、职业健康安全和环境方针的制定、评审，工会作为员工代表，参与制定决策。

4.1.5.6 全体员工应接受适宜的培训，了解掌握相应的质量管理、职业健康安全和环境管理技术、方法。 4.2 外部信息

4.2.1 外部信息内容包括：

—— 质量方针、职业健康安全和环境方针的公开；

—— 与相关方沟通的信息，对合同方施加影响、控制、管理或进行调查的信息； —— 质量、职业健康安全和环境法律法规获取或变更的信息； —— 应急准备与响应的信息；

—— 相关方的投诉，包括周围居民、上级主管部门、新闻媒体及质量监督、职业健康安全和环境保

护主管部门。

4.2.2 外部信息的传达方式：

4.2.2.1 质量方针、职业健康安全和环境方针：

由综合管理部负责提供质量方针、职业健康安全和环境方针样稿、登记备案并对外公布，同时作好发放记录；

4.2.2.2 与相关方建立联络：

各职能部门负责各自职能范围内的与相关方联络。 4.2.3 外部投诉的接收与处理：

4.2.3.1 当外部信息涉及对公司的重大质量事故、职业健康安全和环境事故或施工影响投诉时、或政府部门通过现场检查而提出的强制性要求，直接向公司投诉的，由综合管理部填写《信息交流表》，并调查核实，由管理者代表提出处理意见，责成责任部门或相关供方采取相应缓解措施，以削减由于事故或施工而造成的质量、职业健康安全和环境影响，并由责任部门向外部相关方就投诉的处理实施情况进行书面回复。

4.2.3.2 直接向供方投诉的，供方应向综合管理部或工程部汇报，并由综合管理部或工程部填写《信息交流表》，负责调查核实，提出纠正措施，并由责任部门向外部相关方就投诉的处理实施情况进行书面回复。同时，应将有关处理情况向综合管理部通报。

4.2.3.3 综合管理部可视情况的严重程度决定是否向管理者代表或最高管理者报告。管理者代表负责投诉实施过程中的协调工作。

对于因技术、资金等问题一时无法落实措施的，由整改部门提出书面意见，经管理者代表批准、并根据情况将其转化为目标与指标。 4.3 各类信息的传递方式

4.3.1 有关相关方的投诉及政府部门的要求，由有关部门作好记录，并填写《信息记录表》，由综合管理部负责管理。

4.3.2 有关内部信息由发出信息部门填写在《信息记录表》或其他有关表格上进行传递。

4.3.3 各类信息也可由各部门通过文件、记录、电话、电于邮件等各种形式及时进行相互传递和沟通，但应确保信息传达的准确性和及时性，在必要的情况下，应能够出示信息传递的可追溯性证据。 4.4 工作会议

公司每年召开质量、职业健康安全和环境工作会议，通过工程协调会协商、交流、通报有关质量、职业健康安全和环境的动态和要求。在特殊或必要的情况下，应及时召集会议。对发生重大质量、安全和环境问题时，由管理者代表或总经理召集召开工作会议。

公司相关部门和工会的有关质量、职业健康安全和环境的工作会议，应形成和保持记录。

5 相关文件

《文件控制程序》

《法律、法规控制程序》 《记录控制程序》

《危险源辩识、风险评价和环境因素识别和评价控制程序》 《事故、事件、不符合控制程序》 《纠正和预防措施控制程序》 《监测和测量控制程序》 《工程安全管理规定》 6 相关记录

《信息交流表》 《会议记录》 7 附录

附录A 流程图

附录B 《信息交流表》

附 录 A （资料性附录）

流程图

企业对外沟通程序

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